Der Austausch von Dokumenten ist einer der nervigsten Punkte im klassischen Makler-Alltag. Jeder hat seine eigene Methode – WeTransfer, Dropbox-Link, E-Mail-Anhang, USB-Stick beim Notar. Portalist räumt damit auf.
Hoch und runter – beide Richtungen im Portal
Upload-Richtung (Kunde → Makler): Der Kaufinteressent lädt seine Unterlagen hoch. SCHUFA, Einkommensnachweise, Personalausweis-Scan, Finanzierungsbestätigung. Alles in einem Vorgang, mit klaren Beschriftungen pro Block.
Download-Richtung (Makler → Kunde): Du stellst die Objekt-Dokumente zur Verfügung. Exposé, Grundriss, Energieausweis, Teilungserklärung, Protokolle der Eigentümerversammlung. Der Kunde sieht alle Dokumente zentral, kann sie einzeln oder als ZIP herunterladen.
Warum DSGVO nicht nebensächlich ist
SCHUFA-Daten sind besonders schützenswerte personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO. Eine E-Mail-Weiterleitung über mehrere Zwischenserver ist streng genommen eine Verarbeitungskette, die du nicht kontrollierst. Mit Portalist liegt die Datei von Anfang an auf einem Server in Deutschland, der Zugriff ist protokolliert, der Lösch-Workflow ist dokumentiert.
Konkrete Punkte, die Portalist löst:
- Kein Zwischen-Versand. Die Datei läuft direkt vom Browser des Kunden zu unserem Storage. Keine E-Mail-Provider dazwischen.
- Verschlüsselter Transfer. TLS im Transit, AES-256 at rest. Standard-Industrie-Sicherheit.
- Rollenbasierter Zugriff. Nur du und der betreffende Kunde sehen die Datei. Kein Zugriff für andere Makler in deiner Kanzlei außer du vergibst ihn explizit.
- Dokumentierter Lösch-Workflow. Nach Abschluss der Transaktion wird die Datei gemäß deiner Policy entweder archiviert oder gelöscht – du hast die Wahl, DSGVO bleibt erfüllt.
Der Mobil-Workflow
Achtzig Prozent deiner Kunden öffnen ihr Portal auf dem Smartphone. Der Upload-Block unterstützt das direkt:
- Drag & Drop auf dem Desktop.
- „Aus Galerie auswählen" auf dem Smartphone. Das System-Bildauswahl-Dialog öffnet sich, der Kunde tippt auf das passende Foto, die Datei lädt hoch.
- Direkt aus der Kamera. Der Kunde tippt auf „Foto aufnehmen", richtet die Kamera auf den Nachweis, das Bild wird als JPG hochgeladen.
Der Upload läuft ohne zusätzliche App, ohne Scanner-Software, ohne Umweg über Cloud-Dienste.
Der Upload-Status für dich
Im Makler-Dashboard siehst du pro Objekt und pro Kunde:
- Welche Dokumente sind angefordert?
- Welche wurden hochgeladen (mit Zeitstempel)?
- Welche fehlen noch?
- Gibt es Uploads, die noch nicht geprüft wurden?
Zwei Klicks, um einen Upload zu akzeptieren oder abzulehnen. Bei Ablehnung schreibst du einen Kommentar („Bitte SCHUFA-Auskunft in PDF-Format statt Screenshot") – der Kunde bekommt automatisch eine E-Mail mit dem Hinweis.
Was der Datei-Block nicht ist
Portalist ist kein Dokumentenmanagementsystem. Du kannst nicht nach Volltext innerhalb der PDFs suchen, keine OCR-Extraktion durchführen, keine Rechnungen automatisch kontieren. Das ist nicht unser Fokus. Für diese Arbeit nutzt du weiterhin DATEV, lexoffice oder dein Archivsystem. Portalist ist der Übergabepunkt zwischen Kunde und Makler – die sichere Brücke, auf der Dateien einmal wandern.
Nächster Schritt
Der Datei-Upload-Block ist in jedem Plan enthalten. Im kostenlosen Plan kannst du pro Objekt unbegrenzt Dateien verwalten, die Gesamtspeicher-Menge ist auf 1 GB begrenzt – das reicht für etwa zwanzig typische Objekte mit voller Dokumentation.