Die Kaufabwicklung ist die Phase, in der ein Makler die meisten Risiken trägt und am wenigsten sichtbar ist. Zwischen dem Notartermin und der Schlüsselübergabe vergehen Wochen, in denen jede Partei auf eine andere wartet – und du als Makler steckst im Informationsstau.
Warum ein Portal für die Kaufabwicklung?
Die klassische Kaufabwicklung läuft über dich. Der Käufer ruft dich an, weil er nicht weiß, wann die Bank zahlt. Der Verkäufer ruft dich an, weil der Zahlungseingang noch fehlt. Der Notar schickt dir eine Nachricht, dass ein Dokument fehlt. Du koordinierst, sammelst, leitest weiter.
In Portalist sieht jede Partei den Prozess-Status live. Du sparst dir hundert Anrufe pro Objekt.
Die sechzehn Schritte
Der Standard-Prozess in Portalist deckt den kompletten Ablauf ab:
- Reservierungsvereinbarung – Käufer bestätigt ernsthafte Kaufabsicht
- Finanzierungsbestätigung – Bank bestätigt Finanzierungszusage
- Notar-Auswahl – beide Parteien einigen sich auf Notar
- Kaufvertragsentwurf – Notar stellt Entwurf bereit, Parteien prüfen
- Vertragstermin beim Notar – Beurkundungstermin wird gesetzt
- Beurkundung – Kaufvertrag wird unterschrieben
- Auflassungsvormerkung – Grundbucheintrag wird vorbereitet
- Fälligkeitsmitteilung – Notar gibt Kaufpreis frei
- Kaufpreiszahlung – Käufer überweist, Verkäufer bestätigt Eingang
- Umschreibung im Grundbuch – Käufer wird Eigentümer
- Übergabeprotokoll-Vorbereitung – Zählerstände, Schlüsselanzahl
- Schlüsselübergabe – physische Übergabe mit Protokoll
- Maklerrechnung – du stellst deine Provision in Rechnung
- Grunderwerbsteuer – Käufer zahlt, Finanzamt bestätigt
- Wohngeld- und Versorger-Ummeldung – Käufer meldet um
- Bewertungsanfrage – du fragst Käufer und Verkäufer um Feedback
Du kannst jeden Schritt anpassen, umbenennen, deaktivieren oder weitere einfügen. Der Builder lässt dich deinen Standardprozess einmal definieren und für jedes Objekt wiederverwenden.
Rollenbasierte Sichtbarkeit
Nicht jede Partei soll alles sehen. Portalist trennt die Sichtbarkeit pro Rolle:
- Käufer sieht seine Zahlungspflichten, den Grundbuch-Status, die Übergabe-Checkliste
- Verkäufer sieht den Zahlungseingang, den Übergabetermin, die Maklerrechnung
- Notar (optional) bekommt Zugriff auf Dokumenten-Uploads und den Vertragsstatus
- Du als Makler siehst alles und steuerst den Gesamtprozess
Automatische E-Mails zwischen den Schritten
Sobald ein Schritt abgeschlossen ist, feuert Portalist automatisch die passende E-Mail an die nächste Partei. Der Notar bekommt Bescheid, wenn beide Parteien den Vertragsentwurf geprüft haben. Der Verkäufer bekommt Bescheid, wenn der Käufer die Finanzierungsbestätigung hochgeladen hat. Du bestimmst die Trigger im Builder.
Drei Wochen schneller abgewickelt
Der Durchschnitts-Makler wickelt einen Kauf in zehn bis zwölf Wochen ab. Mit Portalist liegt der Schnitt bei sieben bis acht Wochen. Der Zeitgewinn entsteht nicht durch schnellere Notare oder Banken, sondern durch wegfallende Warteschleifen und sofortige Information aller Parteien.
Nächster Schritt
Du baust dein erstes Kaufabwicklungs-Portal im kostenlosen Plan, testest den Prozess an einem aktuellen Objekt und entscheidest danach, ob du Portalist weiter einsetzt.