Die Vorbereitung eines Notartermins beginnt idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Beurkundungsdatum. Als Makler brauchst du: einen vollständigen Grundbuchauszug, den Energieausweis, die Flächenberechnung, den Finanzierungsnachweis des Käufers, die GwG-Identitätsprüfung beider Parteien und -- bei Eigentumswohnungen -- die Teilungserklärung. Der Kaufvertragsentwurf muss beiden Parteien mindestens 14 Tage vor dem Termin vorliegen. Gute Vorbereitung reduziert die Durchlaufzeit eines Deals um 2 bis 3 Wochen und verhindert Terminverschiebungen, die in 35 % aller Fälle auf fehlende Unterlagen zurückgehen.
Warum die Notarvorbereitung über den Deal entscheidet
Der Notartermin ist der Moment, auf den alles hinarbeitet. Wochen oder Monate der Akquise, Vermarktung und Verhandlung münden in diesen einen Termin. Und trotzdem ist die Vorbereitung der Phase, in der die meisten Fehler passieren.
Die Gründe sind vorhersehbar: Zeitdruck, fehlende Unterlagen, ungeklärte Fragen, nervöuse Käufer. Als Makler bist du nicht der Notar -- du bist der Prozessmanager. Deine Aufgabe ist es, dafür zu sorgen, dass am Tag der Beurkundung alles auf dem Tisch liegt und alle Beteiligten wissen, was passiert.
Dieser Leitfaden gibt dir eine klare Timeline, vollständige Checklisten und praxiserprobte Tipps, damit dein nächster Notartermin reibungslos läuft.
Die Timeline: 6 Wochen bis zum Notartermin
Woche 6: Grundlagen schaffen
Notarauswahl klären. In der Regel wählt der Käufer den Notar -- das ist Branchenstandard, aber keine gesetzliche Vorgabe. Wenn der Käufer keinen Notar hat, schlage 2 bis 3 Notare vor, mit denen du gute Erfahrungen gemacht hast. Wichtig: Du darfst keinen Notar "vorschreiben" -- das wäre ein Verstoss gegen das Beurkundungsgesetz.
Dokumentenvollständigkeit prüfen. Gehe die vollständige Dokumentenliste durch: Grundbuchauszug, Energieausweis, Flächenberechnung, Teilungserklärung (bei ETW), Mietverträge (bei vermieteten Objekten). Die komplette Liste findest du in unserer Checkliste: Alle Dokumente für den Immobilienverkauf.
Fehlende Dokumente bestellen. Grundbuchauszüge brauchen 5 bis 10 Werktage, Baulastenauskünfte 1 bis 3 Wochen. Bestelle jetzt, was fehlt -- in Woche 4 ist es zu spät.
Finanzierungsnachweis einfordern. Der Käufer sollte zu diesem Zeitpunkt eine verbindliche Finanzierungszusage seiner Bank vorweisen können. Ohne dieses Dokument keinen Notartermin ansetzen -- das ist eine der wichtigsten Regeln in der Kaufabwicklung.
Woche 5: Informationen an den Notar
Notar kontaktieren und Termin abstimmen. Kontaktiere den Notar mit allen relevanten Informationen:
- Vollständige Namen und Adressen von Käufer und Verkäufer
- Objektbezeichnung mit Grundbuchblatt und Flurstucksnummer
- Vereinbarter Kaufpreis
- Besonderheiten: Inventar, Rückbehalte, Bedingungen, bestehende Belastungen
- Gewünschter Zeitrahmen für den Termin
Sonderwünsche klären. Gibt es Vereinbarungen, die über den Standardkaufvertrag hinausgehen? Inventarlisten, Rückbauverplichtungen, Besitzübergang vor Kaufpreiszahlung? Alles, was nicht Standard ist, muss jetzt kommuniziert werden.
GwG-Prüfung abschließen. Die Identitätsprüfung nach dem Geldwäschegesetz muss vor der Beurkundung abgeschlossen sein. Du brauchst:
- Gültigen Personalausweis oder Reisepass beider Parteien (Kopie)
- Bei juristischen Personen: Handelsregisterauszug, Gesellschafterverzeichnis
- Bei Vertretung: Notarielle Vollmacht
Woche 4: Kaufvertragsentwurf
Entwurf prüfen. Der Notar schickt den Kaufvertragsentwurf -- in der Regel innerhalb von 5 bis 10 Werktagen nach Beauftragung. Prüfe den Entwurf auf:
- Stimmen die Personalien?
- Ist der Kaufpreis korrekt?
- Sind alle vereinbarten Sonderregelungen enthalten?
- Stimmt die Objektbeschreibung (Grundbuchblatt, Flurstuck, Flächne)?
- Ist der Besitzübergang korrekt definiert?
- Sind Fälligkeitsvoraussetzungen für die Kaufpreiszahlung aufgeführt?
Entwurf an beide Parteien senden. Gesetzliche Vorgabe: Der Kaufvertragsentwurf muss beiden Parteien mindestens 14 Tage vor dem Beurkundungstermin vorliegen. Das ist kein Kann, sondern ein Muss -- der Notar wird das prüfen.
Sende den Entwurf mit einem kurzen Begleitschreiben: "Hier der Kaufvertragsentwurf. Bitte in Ruhe lesen. Fragen sammeln und bis [Datum] an mich zurückmelden."
Woche 3: Rückfragen sammeln und klären
Käufer-Briefing. Viele Käufer sehen zum ersten Mal einen Kaufvertragsentwurf. Biete ein kurzes Telefonat oder Videogespräch an, in dem du die wichtigsten Punkte erklärst:
- Was bedeutet "Auflassungsvormerkung"?
- Wann ist der Kaufpreis fällig?
- Was passiert zwischen Beurkundung und Grundbuchumschreibung?
- Welche Kosten kommen auf den Käufer zu (Grunderwerbsteür, Notar, Grundbuch)?
Verkäufer-Briefing. Auch der Verkäufer hat Fragen -- andere als der Käufer:
- Wann bekomme ich mein Geld?
- Was passiert mit bestehenden Grundschulden?
- Muss ich zur Beurkundung persönlich erscheinen?
- Was ist mit der Spekulationssteür?
Rückfragen an den Notar weiterleiten. Sammle alle Fragen beider Parteien und leite sie gebündelt an den Notar weiter. Nicht jede Frage einzeln -- das nervt den Notar und zieht den Prozess in die Länge.
Woche 2: Letzte Änderungen und Feinschliff
Vertragsentwurf finalisieren. Wenn Änderungen nötig sind, kommuniziere sie klar an den Notar:
- Änderung 1: Paragraph X, Satz Y -- alt: "..." / neu: "..."
- Änderung 2: Ergänzung in Paragraph Z: "..."
Strukturierte Änderungswünsche sparen allen Beteiligten Zeit. Vermeide vage Formulierungen wie "Der Absatz zum Besitzübergang sollte irgendwie anders sein."
Finalen Entwurf verteilen. Sobald der Notar den finalen Entwurf schickt, leite ihn an beide Parteien weiter. Bestätigung einholen, dass beide den finalen Entwurf gelesen und verstanden haben.
Logistik klären.
- Wo findet der Termin statt? (Adresse, Stockwerk, Parkmöglichkeiten)
- Wer kommt? (Käufer, Verkäufer, ggf. Ehepartner, Dolmetscher, Berater)
- Was müssen die Parteien mitbringen? (Personalausweis, Bankverbindung, ggf. Vollmachten)
Woche 1: Finale Vorbereitung
Erinnerungen versenden. 3 Tage vor dem Termin: Erinnerung an beide Parteien mit:
- Datum, Uhrzeit, Adresse
- Mitzubringende Unterlagen
- Kontaktnummer für Notfälle
Eigene Checkliste prüfen.
- Sind alle Dokumente beim Notar?
- Haben beide Parteien den finalen Entwurf?
- Sind die Personalien verifiziert?
- Ist die Finanzierung verbindlich zugesagt?
- Gibt es offene Fragen?
Worst-Case-Szenarien durchspielen.
- Was, wenn der Käufer nicht erscheint? (Vertagung, Kosten klären)
- Was, wenn der Verkäufer plötzlich Änderungen will? (Grenzen kommunizieren)
- Was, wenn die Finanzierung doch nicht steht? (Deal retten oder sauber beenden)
Was beim Notartermin selbst passiert
Viele Käufer und Verkäufer sind nervös, weil sie nicht wissen, was sie erwartet. Als Makler kannst du diese Unsicherheit nehmen, indem du den Ablauf vorher erklärst:
Der typische Ablauf (60 bis 90 Minuten)
1. Begrüssung und Identitätsprüfung (5 Minuten) Der Notar prüft die Ausweise aller Anwesenden und stellt fest, wer in welcher Rolle anwesend ist.
2. Verlesung des Kaufvertrags (30 bis 45 Minuten) Der Notar liest den gesamten Vertrag vor. Das klingt formalistisch -- ist aber gesetzliche Pflicht. Während der Verlesung duerfen Fragen gestellt werden.
3. Klärung offener Fragen (10 bis 20 Minuten) Nach der Verlesung klärt der Notar verbleibende Fragen. Hier ist der Moment, in dem letzte Unklarheiten beseitigt werden.
4. Unterschrift (5 bis 10 Minuten) Beide Parteien unterschreiben den Vertrag. Der Notar beglaubigt die Unterschriften.
5. Beurkundung und nächste Schritte (5 Minuten) Der Notar erklärt, was als nächstes passiert: Auflassungsvormerkung, Fälligkeitsmitteilung, Kaufpreiszahlung, Eigentumsumschreibung.
Deine Rolle als Makler beim Termin
Du bist beim Notartermin in der Regel anwesend, aber nicht aktiv beteiligt. Deine Aufgabe:
- Moralische Unterstützung für nervöuse Parteien
- Beantwortung von Sachfragen zum Objekt (Flächenangaben, Zustand, Inventar)
- Dokumentation: Notiere dir den vereinbarten Fälligkeitszeitpunkt und die nächsten Schritte
- Kein Eingriff in die notarielle Beurkundung -- das ist Sache des Notars
Die 8 häufigsten Fehler bei der Notarvorbereitung
Fehler 1: Termin ohne Finanzierungszusage ansetzen
Der teürste Fehler überhaupt. Wenn die Finanzierung platzt, platzt der Deal -- und du hast wochenlange Arbeit verloren. Bestehe auf einer schriftlichen Finanzierungszusage, bevor du den Notar kontaktierst.
Fehler 2: 14-Tages-Frist ignorieren
Der Kaufvertragsentwurf muss mindestens 14 Tage vor dem Termin bei beiden Parteien vorliegen. Wird diese Frist nicht eingehalten, kann der Notar den Termin verschieben oder die Beurkundung verweigern.
Fehler 3: Sondervereinbarungen mündlich lassen
"Wir haben vereinbart, dass die Küche drin bleibt." Wenn das nicht im Kaufvertrag steht, existiert es nicht. Jede Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer muss schriftlich in den Vertrag. Mündliche Zusagen sind nach der Beurkundung wertlos.
Fehler 4: Ehepartner vergessen
Wenn der Verkäufer verheiratet ist und die Immobilie im Alleineigentum hält, braucht er trotzdem die Zustimmung des Ehepartners, wenn die Immobilie den wesentlichen Teil seines Vermögens darstellt (Paragraph 1365 BGB). Kläre das frühzeitig.
Fehler 5: Grundbuchbelastungen übersehen
Bestehende Grundschulden, Wegerechte, Wohnrechte, Niessbrauch -- all das steht im Grundbuch. Wenn du den Grundbuchauszug nicht sorgfältig prüfst, können böse Überraschungen beim Notar auftauchen. Prüfe alle drei Abteilungen.
Fehler 6: Keine Inventarliste bei "Küche inklusive"
Wenn Inventar mitverkauft wird (Küche, Sauna, Markise), erstelle eine detaillierte Liste mit Gegenständen und Werten. Das ist steürlich relevant (Grunderwerbsteür wird nur auf die Immobilie fällig, nicht auf das Inventar) und verhindert Streit nach dem Kauf.
Fehler 7: Käufer nicht auf Nebenkosten vorbereiten
Viele Käufer sind überrascht von der Höhe der Nebenkosten. In Baden-Württemberg:
- Grunderwerbsteür: 5,0 % des Kaufpreises
- Notarkosten: ca. 1,0 bis 1,5 %
- Grundbuchkosten: ca. 0,5 %
- Maklerprovision: 3,57 % (inkl. MwSt., jeweils Käufer und Verkäufer)
Bei einem Kaufpreis von 400.000 Euro sind das rund 40.000 Euro Nebenkosten. Kommuniziere das frühzeitig -- nicht erst beim Notar.
Fehler 8: Nach der Beurkundung den Kontakt abbrechen
Die Beurkundung ist nicht das Ende deiner Arbeit. Danach kommen: Fälligkeitsmitteilung, Kaufpreiszahlung überwachen, Schlüsselübergabe koordinieren, Übergabeprotokoll erstellen. Mehr zum gesamten Ablauf findest du im Artikel Kaufabwicklung digitalisieren.
Checkliste: Dokumente für den Notar
Diese Unterlagen braucht der Notar für die Erstellung des Kaufvertragsentwurfs:
Vom Verkäufer:
- Aktüller Grundbuchauszug (beglaubigt)
- Personalausweis (Kopie)
- Steüridentifikationsnummer
- Bankverbindung
- Flächenberechnung
- Energieausweis
- Bei ETW: Teilungserklärung, Aufteilungsplan
- Bei vermieteten Objekten: Mietverträge
- Gegebenenfalls: Vollmacht, Zustimmung Ehepartner, Erbschein
Vom Käufer:
- Personalausweis (Kopie)
- Bankverbindung
- Finanzierungszusage der Bank
- Name und Anschrift der finanzierenden Bank (für die Grundschuldbestellung)
- Steüridentifikationsnummer
- Gegebenenfalls: Vollmacht, Angaben für Grundbucheintragung (Alleineigentum, Bruchteile, Güterstand)
Digitale Vorbereitung: Wie ein Portal den Prozess vereinfacht
Die Notarvorbereitung ist ein klassischer Fall für ein digitales Kundenportal. Statt Dokumente per E-Mail einzusammeln und Statusupdates telefonisch zu geben, kannst du den gesamten Prozess in einem Portal abbilden:
- Käufer und Verkäufer sehen ihre jeweilige Checkliste
- Dokumente werden direkt hochgeladen statt per E-Mail geschickt
- Der Status der Vorbereitung ist für alle transparent
- Automatische Erinnerungen an offene Aufgaben
Mit Portalist erstellst du solche Portale individuell für jede Transaktion. Dein Branding, deine Struktur, dein Prozess -- aber digital und automatisiert. Das Ergebnis: weniger Rückfragen, weniger Fehler, schnellere Durchlaufzeiten.
Wie du Kundenportale als Immobilienmakler strategisch einsetzt, erfährst du im separaten Artikel.
Was nach dem Notartermin passiert
Ein häufiger Irrtum: Nach der Beurkundung gehört die Immobilie dem Käufer. Falsch. Die Beurkundung ist nur der Startschuss für den eigentlichen Eigentumsübergang:
Schritt 1: Auflassungsvormerkung (1-2 Wochen) Der Notar beantragt die Eintragung einer Auflassungsvormerkung im Grundbuch. Diese schützt den Käufer -- der Verkäufer kann die Immobilie jetzt nicht mehr anderweitig verkaufen.
Schritt 2: Fälligkeitsmitteilung (2-4 Wochen) Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind (Auflassungsvormerkung eingetragen, Lastenfreistellung geklärt, Gemeinde hat Vorkaufsrecht nicht ausgeubt), stellt der Notar die Fälligkeitsmitteilung aus. Der Kaufpreis wird fällig.
Schritt 3: Kaufpreiszahlung (2 Wochen nach Fälligkeit) Der Käufer überweist den Kaufpreis. Du überwachst den Zahlungseingang und informierst den Verkäufer.
Schritt 4: Eigentumsumschreibung (4-12 Wochen) Nach Zahlung beantragt der Notar die Umschreibung im Grundbuch. Erst jetzt ist der Käufer rechtlich Eigentümer.
Schritt 5: Schlüsselübergabe Koordiniere den Übergabetermin, erstelle ein Übergabeprotokoll und dokumentiere Zählerstände.
Besondere Situationen
Vollmacht statt persönliches Erscheinen
Wenn eine Partei nicht persönlich beim Notar erscheinen kann:
- Notarielle Vollmacht erforderlich (nicht nur privatschriftlich)
- Die Vollmacht muss vor dem Beurkundungstermin beim Notar vorliegen
- Kosten: 50 bis 150 Euro für die Vollmachtbeurkundung
- Tipp: Rechtzeitig organisieren -- "notarielle Vollmacht" bedeutet, dass der Abwesende einen separaten Notartermin braucht
Kauf durch eine GmbH oder GbR
Wenn der Käufer eine Gesellschaft ist:
- Handelsregisterauszug (nicht älter als 3 Monate)
- Gesellschafterbeschluss zum Kauf (falls laut Satzung erforderlich)
- Vollmacht für den Geschäftsführer (falls nicht alleinvertretungsberechtigt)
- GwG-Prüfung: wirtschaftlich Berechtigte ermitteln und dokumentieren
Scheidungsimmobilie
Emotionale Landminen. Besonders aufpassen bei:
- Wer unterschreibt? Beide Ehepartner müssen einverstanden sein
- Gibt es einen Ehevertrag mit Immobilienbezug?
- Laufen noch Kredite, für die beide haften?
- Wird der Erlös aufgeteilt? Wie? Das muss vor dem Notartermin geklärt sein
Fazit
Die Notarvorbereitung ist kein Hexenwerk, aber sie erfordert Struktur und Vorlauf. 6 Wochen sind der ideale Zeitrahmen -- weniger geht, führt aber fast immer zu Stress und Fehlern.
Dein wichtigstes Werkzeug ist die Checkliste. Dein wichtigster Grundsatz: Keine Beurkundung ohne Finanzierungszusage. Dein grösster Hebel: Beide Parteien frühzeitig briefen, damit am Tag der Beurkundung keine Überraschungen warten.
Wenn du den gesamten Kaufabwicklungsprozess optimieren willst -- von der Kaufzusage bis zur Schlüsselübergabe -- lies den umfassenden Artikel Kaufabwicklung digitalisieren: So sparen Makler 10 Stunden pro Deal.
