Ein Maklerbüro zu gründen klingt nach Freiheit – eigene Kunden, eigene Zeiten, eigene Deals. Die Realität in den ersten Monaten sieht oft anders aus. Hier ist die Checkliste, die ich mir damals gewünscht hätte.
Gewerbeanmeldung und § 34c GewO: Das Fundament
Ohne Erlaubnis nach § 34c Gewerbeordnung darfst du in Deutschland keine Maklertätigkeit ausüben. Das ist keine Empfehlung, das ist Gesetz. Den Antrag stellst du bei der zuständigen Kreisverwaltungsbehörde oder dem Gewerbeamt – je nach Bundesland unterschiedlich.
Was du für die Erlaubnis brauchst:
- Polizeiliches Führungszeugnis (nicht älter als 3 Monate)
- Auskunft aus dem Gewerbezentralregister
- Nachweis geordneter Vermögensverhältnisse (kein laufendes Insolvenzverfahren)
- Nachweis einer Berufshaftpflichtversicherung
Die Bearbeitungszeit liegt je nach Behörde zwischen zwei und acht Wochen. Plane das ein. Parallel kannst du schon alles andere vorbereiten – aber ohne die Erlaubnis darfst du noch keine Provision verlangen.
Die Kosten für die Erlaubnis bewegen sich grob zwischen 200 und 600 Euro, abhängig vom Bundesland und dem Umfang der Tätigkeit.
IHK-Nachweis: Weiterbildungspflicht nicht vergessen
Seit 2018 gilt die Makler-Weiterbildungspflicht: 20 Stunden alle drei Jahre, nachgewiesen gegenüber der IHK. Das ist kein einmaliger Haken auf der Checkliste, sondern eine Dauerverpflichtung.
Als Neueinsteiger brauchst du formal keine bestimmte Ausbildung, um die § 34c-Erlaubnis zu bekommen. In der Praxis empfehle ich aber eine strukturierte Grundlage – entweder über einen IHK-Lehrgang zum Immobilienkaufmann oder über spezialisierte Maklerausbildungen. Nicht wegen der Bürokratie. Sondern weil du im ersten Kundengespräch merkst, ob du die Grundlagen wirklich verstehst.
Die IHK-Weiterbildungsangebote variieren stark in Qualität und Preis. Online-Kurse sind günstiger, Präsenzveranstaltungen bringen mehr Netzwerk. Beides hat seinen Platz.
Rechtsform wählen: Einzelunternehmen oder GmbH?
Die meisten starten als Einzelunternehmer oder als GmbH. Ein kurzer Überblick:
Einzelunternehmen / Freiberufler: Schnell gegründet, wenig Bürokratie, aber du haftest mit deinem Privatvermögen. Für den Start mit überschaubarem Risiko oft sinnvoll.
GmbH: Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen, seriöser Auftritt bei institutionellen Kunden, aber: Gründungskosten ab ca. 1.000 Euro, Stammkapital von 25.000 Euro (davon 12.500 Euro sofort einzuzahlen), laufende Buchhaltungspflichten, Jahresabschluss beim Notar.
Eine UG (haftungsbeschränkt) ist günstiger in der Gründung, hat aber einen schlechteren Ruf bei manchen Kunden und höhere steuerliche Risiken.
Mein Rat: Lass dich von einem Steuerberater beraten, bevor du entscheidest. Die Kosten dafür amortisieren sich schnell.
Berufshaftpflicht: Nicht sparen
Eine Berufshaftpflichtversicherung ist Pflichtvoraussetzung für die § 34c-Erlaubnis. Aber auch inhaltlich macht sie Sinn: Als Makler kannst du Fehler machen – ein falsches Baujahr im Exposé, ein übersehener Sanierungsstau, ein vergessener Hinweis auf Altlasten. Die Haftungsrisiken sind real.
Deckungssummen ab 1,23 Millionen Euro pro Schadensfall sind branchenüblich (das ist auch das gesetzliche Minimum). Viele Makler wählen höhere Deckungssummen. Die Jahresprämien liegen je nach Umsatz und Tätigkeit zwischen 400 und 1.500 Euro.
Dazu kommt eine Vermögensschadenshaftpflicht – relevant, wenn du Käufern oder Verkäufern durch Beratungsfehler finanziell schadest.
Buchhaltung und Steuern: Von Anfang an sauber aufstellen
Hier machen viele den ersten großen Fehler: Sie starten, verdienen erste Provisionen, und denken erst im März des Folgejahres ans Finanzamt.
Richte von Tag eins ein separates Geschäftskonto ein. Buchhalte jeden Eingang und Ausgang. Nutze eine Software wie sevDesk, Lexoffice oder ähnliches – oder delegiere direkt an einen Steuerberater.
Makler sind umsatzsteuerpflichtig (19 % auf Provisionen). Als Kleinunternehmer kannst du unter bestimmten Voraussetzungen auf die Umsatzsteuer verzichten – aber nur bis zu einem Jahresumsatz von 25.000 Euro (ab 2025 neue Grenze). Wer wächst, verliert diesen Vorteil schnell.
Gewerbesteuer fällt je nach Gewinn und Gemeinde an. Körperschaftssteuer nur bei GmbH. Einkommensteuer immer. Das Thema ist komplex genug, um einen Fachmann einzubinden.
Datenschutz: Unterschätztes Thema für Neugründer
Die DSGVO gilt ab dem ersten Kundenkontakt. Als Makler sammelst du sensible Personendaten: Einkommensnachweise, Identifikationsdokumente, Bonitätsnachweise, Kommunikationsdaten.
Das Minimum für den Start:
- Datenschutzerklärung auf der Website
- Einwilligungen dokumentieren (besonders beim Exposé-Versand)
- Auftragsverarbeitungsverträge mit Software-Dienstleistern abschließen
- Geldwäschegesetz-Pflichten erfüllen (Identitätsprüfung der Kunden)
Das Geldwäschegesetz ist ein eigenes Thema: Makler sind verpflichtet, die Identität von Käufern und Verkäufern zu prüfen und verdächtige Transaktionen zu melden. Die BaFin kontrolliert das – und Verstöße können teuer werden.
Tools und Tech-Stack: Investiere früh in Struktur
Viele Neugründer starten mit Excel-Listen und E-Mail-Postfächer. Das funktioniert – für zwei Monate. Danach verlierst du Interessenten, vergisst Follow-ups, schickst doppelte Exposés.
Was du von Anfang an brauchst:
- Ein CRM speziell für Immobilienmakler (Propstack, onOffice, Flowfact – je nach Budget und Anforderung)
- Ein Tool für die Besichtigungsplanung
- Eine saubere E-Mail-Infrastruktur mit eigener Domain
- Eine Lösung für die Kundenkommunikation
Gerade bei der Kundenkommunikation wird oft unterschätzt, wie viel Zeit draufgeht. Käufer fragen täglich nach dem Stand der Dinge. Verkäufer wollen wissen, wie viele Anfragen reingekommen sind. Ohne Struktur verbringst du mehr Zeit mit Status-E-Mails als mit der eigentlichen Maklerarbeit.
Für genau diese Prozesstransparenz nutze ich Portalist: Verkäufer sehen in ihrem Portal, wer das Exposé angeschaut hat, wie viele Besichtigungen angefragt wurden und wo der Verkaufsprozess steht. Käufer erhalten strukturierte Informationen, ohne dass ich für jede Frage manuell eine E-Mail schreiben muss. Das digitale Kaufabwicklungs-Portal macht besonders in der Abschlussphase einen Unterschied – alle Dokumente an einem Ort, alle Beteiligten informiert.
Die ersten Kunden: Wo Neugründer wirklich anfangen
Kein Makler startet mit einer vollen Pipeline. Die ersten Aufträge kommen meistens über persönliche Netzwerke, Empfehlungen, oder über lokale Präsenz.
Was kurzfristig funktioniert:
- Persönliches Netzwerk aktiv ansprechen – klingt banal, wirkt aber
- Google Business Profile einrichten (kostenfrei, lokal wirksam)
- Lokale Facebook-Gruppen und Nachbarschaftsnetzwerke nutzen
- Kooperationen mit Handwerkern, Banken, Notaren aufbauen
Was mittelfristig trägt:
- Eigene Website mit lokalem SEO-Fokus
- Regelmäßige Inhalte, die echten Mehrwert liefern
- Referenzen und Bewertungen sammeln (Google, Immoscout)
Der Fehler, den ich kenne: Viel Geld für Ads ausgeben, bevor die eigene Website und das Profil sauber aufgestellt sind. Investiere zuerst in Grundlagen, dann in bezahlte Sichtbarkeit.
Was den Unterschied macht – nach einem Jahr
Die meisten, die ein Maklerbüro gründen, haben die bürokratischen Hürden nach drei Monaten hinter sich. Der eigentliche Unterschied zwischen denen, die nach zwei Jahren noch am Markt sind, und denen, die aufgehört haben, liegt woanders.
Er liegt darin, ob du Kunden so betreust, dass sie dich weiterempfehlen. Ob du professionell wirkst, ohne einen Corporate-Apparat zu haben. Ob du skalieren kannst, ohne in Chaos zu versinken.
Struktur von Anfang an – in Prozessen, in Tools, in Kommunikation – ist kein Komfort. Es ist die Grundlage dafür, dass du überhaupt wachsen kannst.
