Propstack ist für viele deutsche Makler das zentrale CRM. Wenn wir Portalist so bauen würden, dass du deine Daten nochmal pflegen musst, wäre der Widerstand groß und berechtigt. Deswegen: Portalist synchronisiert mit Propstack, es ersetzt es nicht.
Die Rollenverteilung
Propstack bleibt dein CRM. Dort verwaltest du Leads, Pipeline, Umsatzprognosen, Team-Aufgaben, Provisions-Tracking. Alles, was das klassische Makler-CRM-Geschäft ausmacht.
Portalist ist das Kundenfrontend. Dort entstehen die gebrandeten Portale, die dein Kunde tatsächlich nutzt: Verkäufer-Portal, Käufer-Portal, Kaufabwicklung. Dort liegen die Interaktionen zwischen dir und deinem Kunden.
Die Brücke: Du startest in Propstack (Akquise, Qualifizierung), wechselst zu Portalist (Exposé, Interaktion, Abwicklung) und pflegst das Ergebnis zurück in Propstack (Deal abgeschlossen, Provision fällig).
Was beim ersten Import passiert
Nach Verknüpfung des API-Keys siehst du in Portalist alle deine Propstack-Objekte in einer Tabelle. Für jedes Objekt gibt es einen Button „Als Portal anlegen". Ein Klick:
- Objektdaten werden übernommen (Adresse, Wohnfläche, Preis, Beschreibung, Bilder).
- Kontakte mit Rolle „Verkäufer" werden als Verkäufer-Portal-Empfänger vorgeschlagen.
- Kontakte mit Rolle „Kaufinteressent" werden als potenzielle Käufer-Portal-Empfänger vorgeschlagen.
- Du wählst einen Portal-Typ und eine Vorlage (Verkäufer, Käufer oder Kaufabwicklung).
- Portalist erstellt das Portal und generiert die Magic Links.
Schritt 1 bis 5 dauern zusammen unter zwei Minuten pro Objekt.
Was automatisch aktuell bleibt
Wenn du in Propstack eine Preisänderung vornimmst, einen Kontakt ergänzt oder Bilder tauschst, zieht der nächste Sync das in Portalist nach. Das Portal aktualisiert sich automatisch – dein Kunde sieht den neuen Preis beim nächsten Portal-Aufruf, ohne dass du einen neuen Link schicken musst.
Die Portale, die du im Builder um Portalist-spezifische Inhalte ergänzt hast (FAQ-Blöcke, Upload-Felder, benutzerdefinierte Texte), bleiben unverändert. Der Sync überschreibt nur die Felder, die ursprünglich aus Propstack kamen.
Was NICHT synchronisiert wird
Bewusst drei Einschränkungen:
Keine Notizen. Interne Propstack-Notizen („Eigentümer will unter 950k nicht gehen") gehen nicht ins Portal. Wäre ein DSGVO-Risiko und inhaltlich unpassend.
Keine Provisions-Daten. Bleiben in Propstack. Portalist ist kein Accounting-System.
Keine rückwärtige Synchronisation. Was im Portal passiert (SCHUFA-Upload, Kaufabwicklungs-Schritte), wird nicht zurück nach Propstack geschrieben. Der Grund: Dein Propstack-Setup ist gewachsen, hat individuelle Felder und Workflows. Automatische Einträge von Portalist würden dieses Setup ungefragt verändern. Sauberer ist, du machst den Abschluss-Eintrag in Propstack bewusst selbst.
Technische Details für Neugierige
Die Integration nutzt die offizielle Propstack-API über personalisierte API-Keys. Die Kommunikation läuft HTTPS, die Datenablage in Portalist ist verschlüsselt. Wir speichern keine Propstack-Passwörter, sondern ausschließlich den API-Token – jederzeit widerrufbar über dein Propstack-Dashboard.
Rate-Limits der Propstack-API berücksichtigen wir intern (exponentielles Backoff, Cache pro Objekt, Batch-Sync). Das heißt: Der Sync belastet deinen Propstack-Account nicht nennenswert, auch wenn du viele Objekte hast.
Nächster Schritt
Die Propstack-Integration ist ab dem Starter-Plan aktiv. Im kostenlosen Plan kannst du die Verbindung testen und ein Objekt importieren – genug, um zu sehen, ob der Workflow zu deinem Propstack-Setup passt.