FlowFact ist für viele Makler das erste Tool, das sie für Lead-Generierung und Marketing-Automatisierung einsetzen. Das CRM-Modul ist solide, der Marketing-Teil der stärkste Baustein. Wo FlowFact weniger ausgeprägt ist: die Kundenerfahrung nach der Lead-Qualifizierung.
Wo FlowFact glänzt
- Multichannel-Leads. Facebook-Ads, Google-Ads, Landingpages, Newsletter – alles unter einem Dashboard.
- Automatisierungs-Workflows. Wenn-Dann-Logik für Follow-up-E-Mails, Aufgaben-Erstellung, Lead-Scoring.
- Pipeline-Management. Klassisches CRM mit Deal-Stages und Umsatzprognosen.
- Reporting für Marketing-ROI. Welche Quelle bringt die meisten qualifizierten Leads.
Für Makler, die stark auf digitale Akquise setzen und Marketing-Automatisierung als Wettbewerbsvorteil nutzen, ist FlowFact eine sehr funktionale Wahl.
Wo die Lücke entsteht
Nach dem qualifizierten Lead beginnt die eigentliche Verkaufsphase: Exposé-Versand, Besichtigungen, Interessenten-Bewertung, Bieterverfahren, Kaufvertragsvorbereitung, Kaufabwicklung. Diese Phase dauert Wochen bis Monate und besteht aus hunderten von E-Mails und Telefonaten.
FlowFact verwaltet diese Phase als Pipeline-Tickets. Dein Kunde hat in der Regel keinen direkten Einblick in das CRM. Er bekommt E-Mails, PDFs, Anrufe – aber keine konsolidierte, gebrandete Oberfläche, auf der er alles zentral sieht.
Was Portalist in dieser Phase leistet
Verkäufer-Portal. Dein Eigentümer sieht Live-Fortschritt, Interessenten-Aktivität und Marktfeedback.
Käufer-Portal. Der Kaufinteressent sieht Exposé, lädt Finanzierungsnachweis hoch, reicht Unterlagen ein.
Kaufabwicklungs-Portal. Nach der Reservierung läuft der komplette 16-Schritte-Prozess transparent für alle Parteien.
Jeder Schritt ist branded auf deine Kanzlei, läuft auf deiner eigenen Domain, und dein Kunde hat das Gefühl, mit einer integrierten Software zu arbeiten – nicht mit einem Patchwork aus E-Mails und PDF-Anhängen.
Der zentrale Unterschied: Prozesstransparenz für alle Parteien
Was Portalist von FlowFact und jedem anderen Makler-Tool unterscheidet: Der gesamte Verkaufs- und Abwicklungsprozess ist für alle Beteiligten in Echtzeit sichtbar. Der Verkäufer, der Käufer und du selbst sehen auf derselben Oberfläche, welcher Schritt gerade erledigt wird, was als Nächstes ansteht und wer dran ist.
FlowFact ist – wie jedes CRM – ein internes System für dich als Makler. Dein Kunde bekommt den Prozess nur in Ausschnitten mit, über deine E-Mails und Telefonate. Das klassische Problem: Schritte fallen durch, weil niemand sie für alle sichtbar führt. Kunden rufen an, weil sie nicht wissen, wie es weitergeht.
In Portalist entfällt das. Jeder Beteiligte öffnet das Portal und sieht den kompletten Stand. Kein Schritt wird vergessen, niemand fragt mehr nach dem aktuellen Status. Die Kundenerfahrung wird planbar und transparent – vom ersten Exposé bis zur Schlüsselübergabe.
Das können FlowFact und andere CRMs strukturell nicht leisten, weil sie nicht für die Kundensicht gebaut sind.
Die sinnvolle Arbeitsteilung
FlowFact oben: Akquise, Lead-Scoring, Qualifizierung, Nurturing.
Portalist unten: aktive Verkaufsphase, Kaufabwicklung, Übergabe.
Die Übergabe zwischen beiden Tools ist aktuell manuell (Export aus FlowFact, Anlegen in Portalist). Bei wenigen aktiven Deals pro Monat ist das akzeptabel – bei höherem Volumen lohnt sich eine leichte Automatisierung über CSV-Ex- und Import.
Nächster Schritt
Teste Portalist kostenlos an einem aktuellen Objekt aus deiner FlowFact-Pipeline. Du siehst innerhalb eines Nachmittags, ob die Kombination für deinen Prozess funktioniert.