onOffice ist im deutschsprachigen Raum eines der am weitesten verbreiteten Makler-CRMs – besonders bei größeren Büros und Franchisesystemen. Die Frage „onOffice oder Portalist" stellt sich für die meisten Makler nicht als Entweder-Oder, sondern als Zusammenspiel.
Was onOffice abdeckt
onOffice hat über zwanzig Jahre Funktionsentwicklung hinter sich und deckt das komplette Makler-Backoffice ab:
- Komplexe Pipeline-Strukturen. Mehrere Verkaufsstufen, Team-Zuteilungen, individuelle Verkaufsrollen.
- Provisions- und Akquise-Verwaltung. Splits, Team-Provisionen, Akquisitionsrechte.
- Anbindung an Immobilienportale. Automatische Veröffentlichung auf ImmoScout, Immowelt, eBay Kleinanzeigen.
- Interne Dokumenten-Workflows. Vertragsvorlagen, Genehmigungsprozesse, Audit-Trail.
- Franchise-Features. Mandantenfähigkeit, Brand-Trennung, überregionales Reporting.
Wenn du in einem Team ab fünf Maklern arbeitest und die CRM-Standard-Funktionalität durch Franchising oder Partnerschaften komplexer wird, ist onOffice gut gerüstet.
Wo Portalist ansetzt
Portalist füllt nicht die CRM-Lücke, sondern die Kundenkommunikations-Lücke. Typische onOffice-Nutzer berichten:
- Das eingebaute Kundenportal wirkt „technisch" und nicht zeitgemäß.
- Die Anpassbarkeit auf die eigene Marke ist begrenzt.
- Der Mobile-First-Gedanke fehlt – Portale sind Desktop-optimiert.
- Komplexe Funktionalität wie Upload von SCHUFA per Smartphone-Kamera oder Live-Engagement-Tracking für Interessenten fehlt.
Genau hier setzt Portalist an. Kein Ersatz für das CRM, sondern ein dediziertes Kundenportal-Tool, das die Kundenerfahrung auf das Niveau bringt, das deine Positionierung verlangt.
Der zentrale Unterschied: Prozesstransparenz für alle Parteien
Das eine Feature, das Portalist von onOffice und jedem anderen Makler-Tool abhebt: Jede Partei sieht in Echtzeit, wo der Verkaufs- und Abwicklungsprozess steht. Der Verkäufer sieht live, welcher Schritt gerade erledigt wird. Der Käufer sieht, was als Nächstes von ihm erwartet wird. Du siehst, wer wartet und wo du eingreifen musst.
onOffice ist als CRM ein internes Werkzeug. Dein Kunde bekommt vom Prozess nur das mit, was du ihm per E-Mail oder Telefon mitteilst. In Portalist öffnet er ein Portal und sieht den kompletten Stand auf einer einzigen Seite.
Der Effekt in der Praxis: Kein Schritt wird vergessen, weil er für alle sichtbar ist. Niemand fragt mehr „wie ist der Stand", weil jeder es selbst sieht. Jede Partei fühlt sich vom ersten Erstgespräch bis zur Schlüsselübergabe mitgenommen und informiert.
Kein klassisches CRM bietet das, weil CRMs per Definition interne Systeme sind. Portalist macht den Prozess für alle Beteiligten sichtbar.
Die drei weiteren Unterschiede
Branding. onOffice-Portale sind als neutrale Plattform gestaltet – das spart bei der Entwicklung, limitiert aber die Marken-Präsenz. Portalist läuft auf deiner eigenen Domain mit deinem Logo und deinen Farben. Kein Portalist-Branding sichtbar.
Mobile. Portalist-Portale sind von Grund auf Mobile-First gebaut. Der Kunde öffnet das Portal auf dem Smartphone, lädt Dokumente direkt hoch, sieht Fortschritt in einer App-artigen Oberfläche. onOffice-Portale funktionieren mobil – sind aber nicht dafür designt.
Transaktions-Fokus. Portalist hat einen fertigen 16-Schritte-Kaufabwicklungs-Prozess integriert, den du pro Objekt konfigurierst. onOffice deckt diesen Bereich prozessual ab, aber als klassisches CRM-Ticketsystem – nicht als kundenseitige Portalerfahrung.
Der pragmatische Weg zur Kombination
Viele Makler, die mit onOffice arbeiten, steigen stufenweise bei Portalist ein:
- Pilotprojekt. Ein Objekt in Portalist parallel zum onOffice-Workflow. Kostenloser Portalist-Plan reicht.
- Rollout für Verkäufer-Portale. Neue Verkäufer-Mandanten bekommen ein Portalist-Portal als Kundenerfahrung, während onOffice-Backoffice weiterläuft.
- Kaufabwicklung integrieren. Das Kaufabwicklungsportal in Portalist wird zum Standard für neue Deals – onOffice trackt weiterhin Pipeline und Provision.
Der Aufwand pro Portal ist gering (zwei Minuten nach dem ersten Setup), der Nutzen für die Kundenerfahrung deutlich.
Nächster Schritt
Teste Portalist kostenlos mit einem Objekt – importiere die Stammdaten manuell oder per CSV aus onOffice und vergleiche das Portal mit deiner aktuellen Kundenerfahrung.