Die kurze Antwort: Propstack und Portalist lösen unterschiedliche Probleme. Propstack ist dein internes Verwaltungssystem. Portalist ist das, was dein Kunde sieht.
Was Propstack gut macht
Propstack ist seit über einem Jahrzehnt am Markt und hat sich als deutschsprachige Standardlösung für Makler-CRM etabliert. Stärken:
- Leadmanagement. Anfragen aus ImmoScout, Immowelt, deiner Website laufen zentral zusammen.
- Pipeline-Tracking. Von Erstkontakt bis zur Provisionsrechnung in Kanban oder Listenansicht.
- Objektverwaltung. Exposé-Generator mit Teilen-Funktion auf die großen Portale (ImmoScout, Immowelt, eBay Kleinanzeigen).
- Kalenderintegration. Termine, Besichtigungen, Aufgaben im Team.
- Reporting. Umsatzprognosen, Akquisequoten, Team-Performance.
Wenn du mehrere Makler im Team hast und Objekte, Leads und Pipeline zentral steuern musst, ist Propstack eine ausgereifte Lösung.
Was Portalist anders macht
Portalist ist kein CRM. Portalist ist ein Portal-Builder. Das heißt: Portalist produziert das, was dein Kunde öffnet, sieht und nutzt. Die Stärken liegen in der Kundenerfahrung:
- Gebrandete Portale. Eigene Domain, eigenes Logo, eigene Farben.
- Magic Links. Kein Login für den Kunden – Link klicken, Portal öffnet sich.
- Drei Portaltypen. Verkäufer, Käufer, Kaufabwicklung – als vorgefertigte Prozesse.
- Engagement-Tracking. Wer hat wann das Exposé geöffnet, welche Dokumente wurden heruntergeladen.
- Digitale Kaufabwicklung. 16-Schritte-Prozess von Notartermin bis Schlüsselübergabe, alle Parteien sehen den Status.
- Datei-Upload direkt im Portal. SCHUFA, Finanzierung, Dokumente – hochladen vom Smartphone, ohne Umweg über E-Mail oder Cloud-Dienste.
Du kannst Portalist auch ohne Propstack nutzen. Die meisten Makler kombinieren beide, weil sich die Stärken ergänzen.
Der zentrale Unterschied: Prozesstransparenz für alle Parteien
Das, was Portalist von Propstack und jedem anderen Makler-Tool abhebt: Jede Partei sieht in Echtzeit, wo der Prozess steht. Der Verkäufer sieht, welcher Schritt gerade erledigt wird. Der Käufer sieht, was als Nächstes von ihm erwartet wird. Du siehst, wer wartet und wo du eingreifen musst.
Propstack ist ein internes Tool. Dein Kunde bekommt davon nichts mit – er hängt zwischen deinen E-Mails, Anrufen und PDF-Anhängen. In Portalist öffnet er ein Portal und sieht den gesamten Prozess auf einer Seite.
Der Effekt in der Praxis: Kein Schritt wird vergessen, weil er für alle sichtbar ist. Niemand fragt mehr „wie ist der Stand", weil jeder ihn selbst sehen kann. Jeder Beteiligte fühlt sich abgeholt und im Prozess mitgenommen – vom ersten Exposé bis zur Schlüsselübergabe.
Kein CRM der Welt bietet das, weil CRMs per Definition interne Werkzeuge sind. Portalist dreht die Logik um und macht den Prozess für alle transparent.
Der typische Workflow mit beiden Tools
- Anfrage läuft in Propstack ein (Objekt-Lead).
- Du qualifizierst den Interessenten im Propstack-CRM.
- Bei ernsthaftem Interesse importierst du Objekt und Kontakt nach Portalist.
- Portalist erzeugt das Magic-Link-Portal und versendet es.
- Interessent lädt Finanzierungsnachweis im Portal hoch – du siehst das in Portalist.
- Bei Deal-Abschluss trägst du das Ergebnis zurück in Propstack ein.
Die Propstack-Integration übernimmt die Stammdaten-Synchronisation, sodass du Objektdaten nicht doppelt pflegst.
Die ehrliche Kosten-Rechnung
Propstack und Portalist zusammen kosten pro Monat etwa 200–500 Euro – abhängig von deinem gewählten Plan. Für einen Makler mit zehn Transaktionen pro Jahr und einer durchschnittlichen Provision von 8.000 Euro pro Deal entspricht das 0,25 bis 0,6 Prozent des Jahresumsatzes. Die Frage ist nicht, ob das viel oder wenig ist, sondern ob das Kundenportal dir über das Jahr mehr als einen zusätzlichen Deal bringt.
Wann du Portalist ohne Propstack nutzt
Wenn du Einzelmakler bist, unter zehn Objekten pro Jahr hast und dein CRM bisher eine gepflegte Excel-Tabelle oder dein Mail-Postfach ist, dann ist Portalist allein oft die sinnvollere erste Investition. Die Kundenerfahrung verbessert sich sofort, und du kannst später jederzeit ein CRM ergänzen, wenn das Volumen wächst.
Nächster Schritt
Der kostenlose Portalist-Plan enthält ein Objekt dauerhaft kostenlos. Du kannst ein bestehendes Propstack-Objekt importieren und das gebrandete Portal testen, ohne etwas an deiner bestehenden Propstack-Umgebung zu ändern.