Das Übergabeprotokoll ist das wichtigste Dokument am Ende der Kaufabwicklung. Es hält den Zustand der Immobilie zum Moment der Übergabe fest – und macht damit rechtliche Auseinandersetzungen über spätere Schäden einfacher zu klären.
Inhalte eines vollständigen Protokolls
Grunddaten. Adresse der Immobilie, Datum und Uhrzeit der Übergabe, Namen und Unterschriften beider Parteien (und ggf. des Maklers).
Zählerstände. Alle Versorgungsmedien mit exakten Werten zum Übergabezeitpunkt:
- Stromzähler (Haupt- und ggf. Nebenzähler)
- Wasserzähler
- Gaszähler
- Heizungszähler oder Heizkostenverteiler
Zustand der Räume. Raum für Raum dokumentieren: Böden, Wände, Decken, Fenster, Türen. Festgestellte Mängel werden notiert – neue Schäden ebenso wie bereits beim Kaufvertrag bekannte Altmängel.
Mitgelieferte Einbauten. Alles, was im Kaufvertrag als übernommen vereinbart war (Einbauküche, Einbaumöbel, Markisen) – mit Bestätigung, dass es tatsächlich vorhanden ist.
Schlüsselliste. Anzahl und Art aller übergebenen Schlüssel:
- Haustürschlüssel (wie viele Exemplare?)
- Wohnungstürschlüssel
- Briefkastenschlüssel
- Kellerabteile
- Garage/Stellplatz
- Gemeinschaftsräume (Waschküche, Fahrradkeller)
Fehlende Schlüssel werden mit Nachlieferverpflichtung oder Kostenübernahme für neue Schließanlage erfasst.
Digitale vs. Papier-Protokolle
Ein digitales Übergabeprotokoll hat mehrere Vorteile: Foto-Dokumentation direkt im Dokument, sofortige Unterschrift per Tablet, automatische Kopie für alle Beteiligten. Im Kaufabwicklungs-Portal wird das Übergabeprotokoll als digitaler Prozessschritt geführt – mit Fotoupload, Unterschriftenlogik und revisionssicherer Speicherung.
Bei nachträglichen Streitigkeiten (z. B. verdeckte Mängel, die erst nach Einzug entdeckt werden) entscheidet das Übergabeprotokoll oft den Rechtsstreit. Wer sauber dokumentiert, gewinnt.