Excel ist das heimliche Standard-Tool vieler Einzelmakler im deutschsprachigen Raum. Objekte in Zeilen, Status in Spalten, Dokumente im Ordner, Kommunikation im E-Mail-Postfach. Das funktioniert – bis es nicht mehr funktioniert.
Was Excel im Maklergeschäft leistet
Die Tabelle hat drei echte Vorteile:
- Kostenlos oder fast kostenlos. Teil jedes Office-365-Abos oder als Google Sheets gratis.
- Vertraut. Jeder kann Excel – keine Einarbeitung nötig.
- Flexibel. Jede Spalte kann individuell angelegt werden, jede Tabelle an den eigenen Prozess angepasst.
Für einen Einzelmakler mit zwei, drei Objekten im Jahr, engen persönlichen Kundenbeziehungen und klassischem E-Mail-PDF-Prozess kann die Tabelle ausreichen. Viele Makler im Markt arbeiten genau so und sind produktiv damit.
Wo Excel systematisch an Grenzen stößt
Sobald das Volumen wächst oder der Qualitätsanspruch steigt, fallen vier Lücken auf:
- Kein Kundenportal. Dein Verkäufer und dein Käufer sehen die Excel-Tabelle nie. Sie hängen zwischen deinen E-Mails, Telefonaten und PDF-Anhängen – ohne eigene Sicht auf den Prozess.
- Manuelle Status-Pflege. Jede Änderung trägst du selbst ein. Vergessene Zellen, veraltete Spalten, doppelte Einträge gehören zum Alltag.
- Kein Engagement-Tracking. Du weißt nicht, ob dein Kunde das Exposé geöffnet hat. Du rufst an, um nachzufragen – was Zeit kostet und unprofessionell wirkt.
- Keine Kaufabwicklungs-Struktur. Die 16 Schritte vom Notartermin bis zur Schlüsselübergabe passen nicht in eine Tabelle. Jeder Kauf wird zu einer ad-hoc-Koordination per Mail und Telefon.
Die Tabelle funktioniert bis zu einem Punkt. Ab diesem Punkt wird sie zur Bremse – erst unsichtbar, dann spürbar.
Was Portalist anders macht
Portalist ersetzt nicht Excel – Portalist ersetzt das Setup, für das Excel ein Behelf war:
- Objekt-Struktur. Adresse, Preis, Fläche, Zimmer, Bilder, Exposé – alles als natives Objekt, nicht als Spalten.
- Gebrandete Portale. Eigene Domain, eigenes Logo, eigene Farben. Drei Portaltypen für Verkäufer, Käufer und Kaufabwicklung – zusammenstellbar im Portal-Builder.
- Magic Links. Dein Kunde klickt und sieht sein Portal. Kein Login, keine Registrierung.
- Dokumenten-Upload. SCHUFA, Finanzierung, Ausweis – hochladen vom Smartphone ohne E-Mail-Umweg.
- Engagement-Tracking. Wer hat wann was geöffnet, welche Dokumente heruntergeladen.
- 16-Schritte-Kaufabwicklung. Fertiger Prozess vom Notartermin bis zur Schlüsselübergabe, transparent für alle Beteiligten.
Der zentrale Unterschied: Prozesstransparenz für alle Parteien
Excel ist ein internes Werkzeug. Dein Kunde sieht nie, wo der Prozess steht – er sieht nur das, was du ihm aktiv mitteilst. Das führt zu typischen Symptomen: Anrufe mit „wie ist der Stand", vergessene Zwischenschritte, verunsicherte Käufer in der Kaufabwicklungs-Phase.
In Portalist öffnet jeder Beteiligte – Verkäufer, Käufer, Notar, Makler – dasselbe Portal und sieht den aktuellen Stand, die nächsten Schritte und offene Aufgaben. Kein Schritt wird vergessen, weil er für alle sichtbar ist. Niemand fragt mehr „wie ist der Stand", weil jeder ihn selbst sieht.
Dieser Unterschied ist nicht graduell, sondern strukturell: Eine Tabelle kann Transparenz für dich selbst herstellen, aber niemals für den Kunden. Genau das leistet ein Kundenportal.
Der typische Umstiegspfad
Makler, die von Excel auf Portalist wechseln, machen das meist in drei Schritten:
- Ein Objekt im kostenlosen Plan. Stammdaten aus der Excel-Tabelle übernehmen, Portal testen, Kundenerfahrung vergleichen.
- Neue Mandate direkt in Portalist. Die Tabelle bleibt für alte Vorgänge, neue Objekte laufen vollständig über Portalist.
- Excel wird überflüssig. Nach wenigen Monaten sind alle aktiven Vorgänge in Portalist, die Tabelle wird archiviert.
Der Umstieg ist kein großes Projekt, sondern ein schrittweiser Rollout, der sich selbst bezahlt macht, sobald die Kundenerfahrung spürbar professioneller wirkt.
Die ehrliche Kosten-Rechnung
Excel ist im Office-365-Business-Standard für rund 12 Euro pro Monat enthalten. Portalist startet bei 79 Euro pro Monat, mit einem dauerhaft kostenlosen Plan für ein Objekt. Für einen Makler mit einer durchschnittlichen Provision von 8.000 Euro pro Deal entspricht der Growth-Plan (199 Euro) etwa 2,5 Prozent einer einzigen Transaktion. Die Frage ist nicht, ob das viel ist – die Frage ist, ob das Portal dir über das Jahr einen zusätzlichen Deal bringt.
Nächster Schritt
Der kostenlose Portalist-Plan enthält ein Objekt dauerhaft. Du kannst ein Objekt aus deiner Excel-Tabelle nehmen, in Portalist anlegen und siehst innerhalb eines einzigen Mandats, was sich für dich und deinen Kunden verändert.