HubSpot ist eines der bekanntesten CRMs weltweit, allerdings nicht für den Immobilien-Verkauf gebaut. Die Frage „HubSpot oder Portalist" ist daher weniger eine Feature-Entscheidung als eine über Branchenspezialisierung.
Was HubSpot leistet
HubSpot hat sich als modulare Plattform für Marketing, Sales und Service etabliert. Die Stärken:
- Marketing-Automation. E-Mail-Sequenzen, Landing-Pages, Lead-Scoring, A/B-Tests.
- Deal-Pipeline. Flexible Pipeline-Stufen, Forecasting, Reporting.
- Kontakt-Management. Skalierbar auf zehntausende Kontakte, mit Segmentierung und Workflows.
- Integrationen. Hunderte fertige Konnektoren zu Slack, Gmail, Kalender-Tools, Zahlungsdienstleistern.
- Reporting. Dashboards, Attribution, Funnel-Analyse.
Für Unternehmen mit content-getriebenem Marketing, hohem Lead-Volumen und einem Sales-Team, das viele Deals parallel jagt, ist HubSpot ein ausgereiftes Werkzeug.
Wo HubSpot im Immobilien-Alltag an Grenzen stößt
HubSpot kennt kein Konzept „Immobilie". Alles, was du brauchst, musst du selbst modellieren:
- Objekte als Custom-Objekte. Adresse, Preis, Fläche, Zimmer, Bilder, Exposé-PDF – alles manuell als Feld-Struktur anzulegen.
- Exposé-Verteilung. Keine native Anbindung an ImmoScout, Immowelt oder eBay Kleinanzeigen.
- Kaufabwicklungs-Prozess. Der 16-Schritte-Prozess vom Notartermin bis zur Schlüsselübergabe existiert nicht. Du müsstest ihn als Deal-Stages bauen und manuell pflegen.
- Kundenportal für Käufer und Verkäufer. Der HubSpot-Customer-Hub ist auf Support-Tickets optimiert, nicht auf Immobilien-Transaktionen mit Dokumenten-Upload und Engagement-Tracking.
- Branding im Portal. HubSpot-Portale erlauben Anpassungen, aber keine vollständig eigene Domain mit frei wählbarem Look-and-feel für jeden Objekttyp.
Du kannst vieles davon bauen. Die Frage ist, ob du mehrere Wochen Setup und laufende Pflege investieren willst, um eine Eigenkonstruktion zu betreiben, die spezialisierte Tools besser und günstiger abbilden.
Was Portalist stattdessen liefert
Portalist ist kein CRM. Portalist ist das gebrandete Kundenportal, das genau die Schritte abbildet, die ein generisches CRM nicht kennt:
- Drei Portaltypen. Verkäufer-, Käufer- und Kaufabwicklungs-Portal – fertig konfiguriert.
- Magic Links. Kein Login für den Kunden – Link klicken, Portal öffnet sich.
- Engagement-Tracking pro Objekt. Wer hat wann welches Exposé geöffnet, welche Dokumente heruntergeladen.
- Dokumenten-Upload. SCHUFA, Finanzierungsnachweis, Ausweis – hochladen vom Smartphone, ohne Umweg über E-Mail.
- Gebrandete Portale. Eigene Domain, eigenes Logo, eigene Farben. Kein Portalist-Branding sichtbar.
- Kaufabwicklungs-Prozess. 16 Schritte von Notarvorbereitung bis Schlüsselübergabe, transparent für alle Beteiligten.
Der zentrale Unterschied: Prozesstransparenz für alle Parteien
Was Portalist von HubSpot und jedem anderen CRM unterscheidet: Jede Partei – Verkäufer, Käufer, Notar, Makler – sieht in Echtzeit, wo der Prozess steht. In HubSpot ist der Deal-Status ein internes Datum; der Kunde erfährt nur das, was per E-Mail oder Anruf kommuniziert wird.
In Portalist öffnet der Kunde ein Portal und sieht den kompletten Stand auf einer Seite. Kein Schritt wird vergessen, weil er für alle sichtbar ist. Niemand fragt mehr „wie ist der Stand", weil jeder es selbst sieht. Ein CRM kann das strukturell nicht leisten – CRMs sind per Definition interne Systeme.
Wann die Kombination sinnvoll ist
Wenn du stark in Content-Marketing investierst – Blog, SEO, Newsletter, Landing-Pages für Eigentümer-Leads – kann HubSpot sinnvoll sein, um die Marketing-Seite zu betreiben. Die Übergabe an Portalist passiert, sobald aus einem Marketing-Lead eine konkrete Transaktion wird: Objekt anlegen, Portal erzeugen, Kunde begleitet den Prozess im Portalist-Interface.
Für die meisten Makler ist diese Kombination Overkill. Ein spezialisiertes Makler-CRM wie Propstack plus Portalist ist deutlich günstiger und näher am Alltag.
Die ehrliche Kosten-Rechnung
HubSpot im Professional-Plan liegt bei 800 bis 3.600 Euro pro Monat, je nach Hub und Kontakt-Volumen. Portalist startet bei 79 Euro pro Monat. Der Kostenunterschied wäre vertretbar, wenn HubSpot den Immobilien-Prozess nativ abbilden würde – tut es aber nicht. Du zahlst für eine Plattform, die viel mehr kann, als du als Makler brauchst, und gleichzeitig die spezifischen Schritte nicht kennt.
Nächster Schritt
Wenn du bereits in HubSpot arbeitest, teste Portalist kostenlos mit einem Objekt. Du kannst die Stammdaten manuell übernehmen und siehst innerhalb eines Mandats, wie sich ein echtes Kundenportal vom generischen HubSpot-Customer-Hub unterscheidet.